Benutzerimport: So einfach gelangen Benutzerdaten ins LMS

Datenimport und Abgleich

Wie so vieles im Leben wird auch ein LMS erst durch die richtigen Inhalte und die richtige Pflege zum Meister seines Fachs. Wie nützlich ist das schönste Haus ohne Möbel oder ein Werkzeugkasten ohne Werkzeug? Damit ein LMS im Unternehmen effektiv eingesetzt werden kann, müssen die Benutzerdaten vollständig und korrekt sein. Die wohl einfachste Variante ist der manuelle Benutzerimport via Excel. Wollen Sie jedoch stets aktuelle und zuverlässige Daten im System, müssen Sie diese Art von Benutzerimport regelmässig durchführen. Eine Arbeit, die zum unnötigen Zeitfresser werden kann. Um dem entgegenzuwirken, gibt es für easylearn-Kunden gleich verschiedene Möglichkeiten eines automatischen Benutzerimports.

Die passende Technologie für den Benutzerimport finden

Die Wahl der richtigen Methode und Technologie des Benutzerimports hängt vom Quellsystem und den technischen Möglichkeiten einer Anlieferung der Benutzerdaten zu easylearn ab. Für die manuelle Pflege der Benutzerdaten braucht es keine speziellen Anforderungen. Trotzdem lohnt sich in den meisten Fällen eine Automation über Anbindungen und Schnittstellen. Eine Automatisierung ist oft die Grundlage, um die Verwaltungsprozesse langfristig zu optimieren. Darüber hinaus punktet der automatische Benutzerimport gegenüber dem manuellen Benutzerimport durch folgende Vorteile:

• Zeitersparnis: Der automatische Benutzerimport spart erheblich Zeit und Kosten, da er grosse Datenmengen schnell und zuverlässig verarbeiten kann. Im Vergleich dazu beansprucht ein manueller Import wertvolle Arbeitszeit, die anderweitig genutzt werden könne. Ihre Mitarbeitenden können sich beispielsweise auf andere wertschöpfende Tätigkeiten konzentrieren, anstatt Stunden mit dem Einpflegen von Daten zu verbringen. 
• Fehlerreduktion: Automatisierte Systeme minimieren menschliche Fehler, die bei der manuellen Dateneingabe häufig auftreten. So werden z.B. Tippfehler, doppelte Einträge oder das Übersehen von fehlenden Informationen verhindert. Ein automatischer Prozess sorgt für gleichbleibende Qualität und Konsistenz der importierten Daten.
• Aktualität: Mit einer direkten Verbindung zu bestehenden HR-Systemen oder Datenbanken sind die Benutzerdaten stets aktuell und nahtlos synchronisiert. Automatische Benutzerimporte finden regelmässig in gleichen Abständen statt. Die Daten bleiben auch bei Abwesenheiten oder Personalwechsel vollständig und aktuell.
• Flexibilität: Trotz automatisiertem Benutzerimport fallen die Vorteile des manuellen Benutzerimports nicht weg. Datensätze können weiterhin manuell ergänzt oder angepasst werden.

Viele Wege führen nach Rom: Die unterschiedlichen Benutzerimporte

Automatische Benutzerimporte können durch unterschiedliche Verfahren umgesetzt werden. Welche Variante die beste ist, hängt stark vom Quellsystem und den technischen Voraussetzungen ab. Im Whitepaper haben wir die Vorteile der einzelnen Benutzerimporte für Sie zusammengefasst und geben Empfehlungen, welcher Benutzerimport unter welchen Voraussetzungen die optimale Lösung darstellt. Grundsätzlich stehen folgende Varianten für den Benutzerimport in easylearn zur Verfügung. 

• Import mit manuellem Excel Upload
• Anlieferung der Benutzerdaten als CSV Datei
• Anlieferung der Benutzerdaten via easylearn API
• Anbindung von Active Directory via LDAP
• Anbindung von Azure via easylearn connect

Anwendungsbeispiel: Gebäudeversicherung Bern

Bei der Gebäudeversicherung Bern (GVB) werden die Benutzerdaten einmal täglich automatisch aktualisiert. Die internen User werden über die Active Directory ausgelesen und dann im Handumdrehen über ein CSV-File auf den Server von easylearn hochgeladen. Das läuft alles automatisch ab, sodass den Mitarbeitenden vom ersten Tag an der Zugang zur Lernplattform und das Wissen zur Verfügung stehen. Für die GVB bedeutet das: allzeit aktuelle Benutzerdaten in easylearn ohne weiteren administrativen Aufwand. 

Die GVB Gruppe, bestehend aus der Gebäudeversicherung Bern und ihren Tochtergesellschaften GVB Privatversicherungen AG, GVB Services AG und SafeT Swiss AG, nutzt easylearn zentral für alle Organisationseinheiten. Die GVB versichert sämtliche Gebäude im Kanton Bern gegen Feuer-, Elementar-, Terror- und Unruheschäden und ist verantwortlich für Brandschutz, Prävention sowie die Ausbildung von Feuerwehrangehörigen in über 140 Feuerwehrorganisationen.