WebHooks: Neues Schnittstellen-Feature für easylearn

Webservices im Vergleich: Was ist der Unterschied zwischen WebHooks und API?

Mit den von easylearn angebotenen Webservices REST-API und WebHooks steht der Datenaustausch und die Kommunikation zwischen verschiedenen Systemen im Fokus. Dadurch können Unternehmen ihre Prozesse rund um die betriebliche Bildung vereinfachen, Fehlerquoten aufgrund händischer Übertragungen minimieren und folglich Kosten einsparen. Doch wie unterscheiden sich diese zwei Webservices?

Der zuverlässige Datentransfer via API-Schnittstelle

Die REST-API stellt definierte Funktionen zur Verfügung, um Daten aus easylearn auszulesen (z.B. Bildungsnachweise der letzten 24 Stunden) oder Daten an easylearn zu übermitteln (z.B. Benutzerdaten von neuen Mitarbeitenden). Die Aufrufe der easylearn API erfolgen von einem Drittsystem zu definierten Zeitpunkten (Pull-Prinzip). Beispielsweise können Unternehmen so definieren, dass die Benutzerdaten aus dem HR-System über die API täglich um 04:00 Uhr übermittelt werden. Mehr über die Vorteile der Option API und wie diese praktische Schnittstelle technisch funktioniert, erfahren Sie im Blog von Mathias Chastonnay.

WebHooks: Automatisiert, schnell und dynamisch

Die WebHooks sind dynamischer: Hier wird die Kommunikation unmittelbar ausgelöst, wenn ein definiertes Ereignis in easylearn erfolgt (Push-Prinzip). Hat beispielsweise ein Mitarbeitender einen e-Learning-Kurs erfolgreich abgeschlossen und einen Bildungsnachweis erhalten, so fliesst diese Information von easylearn an das definierte Drittsystem. Folglich geht es bei den WebHooks um die Integrationen von easylearn zu Drittsystemen, wobei easylearn die auslösende Rolle in der Kommunikation übernimmt.

WebHooks: So kommt der Webservice WebHooks in der Praxis zum Einsatz

Die folgenden Anwendungsbeispiele verdeutlichen die Vorteile des Webservices: 

• Sobald ein Bildungsverantwortlicher eine Lernaktivität an einen Mitarbeitenden zuweist, soll easylearn automatisch eine Notifikation über die betriebsinterne Mitarbeiter-App auslösen. Dazu wird ein WebHook konfiguriert, der auf das Ereignis «Kurszuweisung» reagiert und die API der Mitarbeiter-App anspricht.
• Wenn ein Mitarbeitender eine Lernaktivität abschliesst, soll diese Information ins Personaldossier übertragen werden. Dazu wird ein WebHook eingerichtet, der das Ereignis «Lernaktivität abgeschlossen» herausfiltert und den Webservice des Personalsystems anspricht, um den Bildungsnachweis zu übermitteln.
• Weiter macht es Sinn, einen WebHook einzurichten, wenn sich eine Person in easylearn für einen Präsenzkurs registriert hat. In diesem Fall soll sie im Personaleinsatzplanungssystem nicht mehr eingesetzt werden können. Dieser WebHook soll also entsprechend auf das Ereignis «Teilnehmer wurde zur Teilnehmerliste hinzugefügt» reagieren und den Webservice des Planungssystems ansprechen. Schliesslich steht diese Fachperson zum Schulungszeitpunkt nicht für anderweitige Einsätze zur Verfügung. Wird der Kurs im Umkehrschluss abgesagt, kann die Fachkraft wieder eingeplant werden. Die Anwendungsmöglichkeiten sind zahlreich und ermöglichen im Vergleich zur REST-API eine Echtzeit-Integration. Das bedeutet: Die Daten werden nicht auf Anfrage des Drittsystems übermittelt (Pull-Prinzip), sondern sie fliessen automatisiert am Zeitpunkt des Ereignisses von easylearn zum Drittsystem (Push-Prinzip). 

WebHooks und API: Der Mix macht's

Sie kennen nun grob die Eigenschaften der Webservices WebHooks und API. Daraus lässt sich jedoch kein Richtig oder Falsch für den Einsatz in der eigenen Organisation ableiten. Im Idealfall stellen Sie zusammen, welche Informationen wann, wo und wie verfügbar sein sollen. Diese Angaben helfen den easylearn-Profis, die für Sie nutzbringendste Lösung für den Datenaustausch aufzuzeigen.

Einsatzmöglichkeiten für die Nutzung von WebHooks

Ab der Version 6.1.9 stehen easylearn Kunden WebHooks als Zusatzoption zur Verfügung. Mit der Option können Benachrichtigungen ausgelöst werden, sobald eines der untenstehenden Ereignisse (sog. Events) eintrifft.

• Lernaktivität wurde entfernt.
• Lernaktivität wurde hinzugefügt.
• Nachricht wurde an Teilnehmer gesendet.
• Teilnehmer wurde abgesagt.
• Teilnehmer wurde bestätigt.
• Teilnehmer wurde zur Teilnehmerliste hinzugefügt.
• Teilnehmer wurde von der Teilnehmerliste entfernt.
• Teilnehmer wurde zur Warteliste hinzugefügt.
• Teilnehmer wurde von der Warteliste entfernt.

Mit der Version 6.2 wird die Funktion entsprechend ausgebaut.

WebHooks in Ihrem Unternehmen einführen

Die Einführung einer solchen Schnittstelle erfolgt individuell und kundenspezifisch. Schliesslich sollen Ihre Anforderungen vollumfänglich erfüllt werden. Entscheiden Sie sich für WebHooks, so implementieren wir den Webservice in einem spezifischen easylearn-Projekt.